Política de Antifraude, Anticorrupción y Antisoborno

Política Antifraude, Anticorrupción y Antisoborno

Objetivo

Esta política tiene como objetivo garantizar que todas las actividades de la empresa se realicen con integridad y transparencia, evitando cualquier forma de fraude, corrupción y soborno, en cumplimiento con las leyes y normativas vigentes en Colombia.

Principios de Antifraude, Anticorrupción y Antisoborno:

1. Integridad: La empresa se compromete a actuar con integridad en todas sus operaciones y relaciones comerciales.
2. Transparencia: Se promueve la transparencia en todas las actividades y procesos de la empresa.
3. Cumplimiento Legal: Se asegura el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones relacionadas con el antifraude, anticorrupción y antisoborno.
4. Responsabilidad: La empresa asume la responsabilidad de prevenir y detectar cualquier actividad fraudulenta, corrupta o de soborno.
5. Educación y Capacitación: Se proporciona formación continua a todos los empleados sobre la importancia de la integridad y las prácticas éticas.

Medidas de Prevención

1. Políticas y Procedimientos: Se establecen políticas y procedimientos claros para prevenir el fraude, la corrupción y el soborno.
2. Monitoreo y Auditoría: Se implementan sistemas de monitoreo y auditoría interna para detectar y prevenir actividades sospechosas.
3. Reporte de Incidentes: Se fomenta la denuncia de cualquier actividad sospechosa a través de canales seguros y confidenciales.
4. Evaluación de Riesgos: Se realiza una evaluación periódica de los riesgos de fraude, corrupción y soborno y se implementan medidas de mitigación adecuadas.
5. Relaciones Comerciales: Se establecen criterios estrictos para la selección de proveedores y socios comerciales, asegurando que compartan los mismos valores de integridad y ética.

Acciones que pueden constituir un fraude, soborno, corrupción o lavado de activos.

El siguiente listado no es limitante a las acciones o a cualquier acto deshonesto o ilegal que vaya en contravía de la presente política, algunas de estas acciones se contemplan en la normatividad penal del país y se aplicarán las disposiciones legales y judiciales de cada jurisdicción:

Fraude:

1. Pago de sobornos a funcionarios públicos para obtener permisos, licencias o cualquier otro tipo de trato preferencial.
2. Ofrecer o aceptar pagos, regalos o cualquier otro tipo de beneficio con el fin de influir en la toma de decisiones a favor de un tercero.
3. Solicitar o exigir pagos indebidos a cambio de agilizar trámites o procesos internos.
4. Creación de empresas ficticias o cuentas bancarias falsas para desviar fondos o evadir impuestos.
5. Favorecer a familiares o amigos en la contratación o promoción en detrimento de la meritocracia.
6. Desviar dineros de una cuenta de la organización para el beneficio personal o de un tercero.
7. Manipulación de registros contables para ocultar transacciones financieras ilícitas.
8. Obtener un beneficio, ayuda o contribución mediante engaño o callando total o parcialmente la verdad.
9. Falsificar o alterar algún tipo de documento o registro, con el fin de obtener un beneficio personal o para un tercero.
10. Presentación de información financiera falsa o engañosa, o falsificación de documentos, como facturas, contratos o estados financieros, con el objetivo de obtener beneficios económicos.
11. Comprar, con recursos de la compañía, bienes o servicios para el uso personal o de un tercero.
12. Sustraer o utilizar abusivamente los activos de la compañía para beneficio personal o de un tercero, como bienes, equipos, muebles, inventarios, inversiones, entre otros.
13. Realizar pagos dobles, no autorizados o incurrir en gastos que no estén soportados con documentos formales.
14. Manipulación indebida de excedentes de tesorería para el beneficio propio o de un tercero.
15. Manejo o uso inadecuado de los activos de información de la organización para el beneficio personal o de un tercero.

Lavado de dinero:

1. Utilizar empresas ficticias o complejas estructuras corporativas para dificultar el rastreo de fondos ilícitos.
2. Realizar transacciones inusuales de acuerdo con lo establecido en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT).
3. Legitimar ingresos provenientes de acciones ilegales a través de transacciones ficticias o manipuladas
4. Favorecer a un tercero en su intención de legitimar ingresos provenientes de acciones ilegales.
5. Realizar múltiples transacciones financieras de pequeñas cantidades para esconder pagos mayores o aceptar realizar transacciones en efectivo, evitando el registro de las mismas en los sistemas informáticos de VIC-SAR Outsourcing.
6. Adquirir, aceptar o administrar dentro de la organización bienes o dinero sabiendo que los mismos son producto, proceden o se originan de la comisión de un delito.

Infracción a la propiedad Intelectual:

1. Destruir, borrar, inutilizar o utilizar inadecuadamente los registros digitales de la organización
2. Vender, ofrecer, divulgar o utilizar impropiamente información del grupo empresarial VIC-SAR Outsourcing, incluyendo información propia, confidencial u otra propiedad intelectual.
3. Obtener, por el medio que fuere, secretos industriales de las empresas sin la autorización de ella o un usuario autorizado.
4. Copiar, reproducir o distribuir sin autorización desarrollos de software.

Procesos para evitar fraude, soborno, corrupción o lavado de activos.

VIC-SAR Outsourcing contempla dentro de sus procesos y áreas de negocio, las siguientes actividades para prevenir el fraude, soborno, corrupción o lavado de activos:

1. Firma de Compromisos y Políticas: Al momento de iniciar cualquier relación laboral con terceros, VIC-SAR Outsourcing suscribirá un acta de aceptación de nuestra política de gestión del fraude, soborno, corrupción y lavado de activos.
2. Pagos de facilitación: se prohíben los pagos de facilitaciones, entendidas como los pagos efectuados para asegurar o agilizar el cumplimiento de las obligaciones de VIC-SAR Outsourcing con terceros.
3. Actividades de Control: El área financiera de VIC-SAR Outsourcing realizará semestralmente auditoria a las cuentas bancarias para poder identificar cualquier indicio de fraude. Por otra parte, se realizará por parte de la revisoría fiscal, tres auditorias al año, donde se realiza una revisión minuciosa de la información financiera de la compañía.
4. Selección y reclutamiento de personal: Con el fin de contratar personal idóneo y de confianza que cumpla con el código de ética, dentro del proceso de selección y reclutamiento de personal, VIC-SAR Outsourcing cuenta con un proceso de verificación (Estudio de Seguridad) antes de realizar la contratación.
5. Dentro del proceso de inducción y re-inducción de los colaboradores de VIC-SAR Outsourcing, se presenta la socialización y capacitación a los colaboradores en políticas de antifraude y anticorrupción con el objetivo de sensibilizar a los colaboradores nuevos y antiguos de la importancia de conocer y cumplir la presente política.
6. Selección y conocimiento del Cliente: VIC-SAR Outsourcing realiza una validación previa a los prospectos antes de establecer un vínculo comercial. Para lo cual, el área de mercadeo realiza una validación SAGRILAFT. En caso de presentar un resultado que incumpla o no se alinee con la presente política, se prohíbe iniciar relaciones comerciales con dicho tercero.
7. Comité prevención fraude, corrupción, soborno y lavado de activos: El grupo empresarial cuenta con el comité de gestión del fraude conformado por el gerente financiero, gerente de gestión humana, analista jurídico y Oficial de Cumplimiento, el cual deberá revisar los casos de posible fraude presentados en la compañía. Adicional deberán realizar un informe trimestral (cuando aplique) a la alta dirección sobre los casos reportados en los medios establecidos en la presente política. Por último, deberán establecer acciones de prevención del fraude, corrupción, soborno y lavado de activos.
8. Control de Acceso de Usuarios de TI: Existen procedimientos formales para controlar el correcto acceso a los sistemas de tecnología. Los procedimientos de acceso deberán abarcar todas las etapas del ciclo de vida de los usuarios, desde el registro inicial de nuevos usuarios, hasta el retiro de estos.
9. Regalos y entretenimiento: Los empleados deberán abstenerse de recibir u ofrecer regalos o entretenimiento que superen el 10% SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente) y que estén en contravía de la presente política. Se podrán recibir u ofrecer obsequios empresariales1 que no superen el monto establecido anteriormente.
10. La presente política será incluida en los contratos con cualquier tercero con el fin de dar a conocer a los terceros (clientes, proveedores, contratistas, empleados y otros) la posición de VIC-SAR Outsourcing frente a la gestión proactiva contra el fraude, corrupción, soborno y lavado de activos.

Acciones Correctivas:

1. Investigación: En caso de detectarse una actividad fraudulenta, corrupta o de soborno, se llevará a cabo una investigación exhaustiva.
2. Sanciones: Se aplicarán sanciones adecuadas a los responsables de actividades fraudulentas, corruptas o de soborno.
3. Mejora Continua: Se revisan y actualizan regularmente las políticas y procedimientos para mejorar la eficacia de las medidas de prevención y detección.

Compromiso con la Ética:

En VIC-SAR Outsourcing, nos comprometemos a mantener un entorno de trabajo ético y transparente, donde se promueve la integridad y se evitan cualquier forma de fraude, corrupción y soborno. Nuestro objetivo es ser un ejemplo de prácticas comerciales responsables y éticas.

Contacto:

Para más información sobre nuestra política de antifraude, anticorrupción y antisoborno, o para reportar cualquier actividad sospechosa, por favor, contacta con nosotros a través del correo electrónico atencionalcliente@vic-sar.com

+57 3017219648

comercial@vic-sar.com